Rechnungsworkflow und E-Rechnung mit Infoma newsystem

Die vollständige Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung ist ein Trendthema in Kommunen. Auf einer Veranstaltung präsentierte die KDO jetzt den digitalen Rechnungsworkflow und die E-Rechnung mit der Finanzwesensoftware Infoma newsystem.

Über 40 Teilnehmer aus 20 Verwaltungen kamen nach Oldenburg um sich über das Thema zu informieren. Martin Sunder, Produktverantwortlicher für Infoma newsystem, freute sich über das große Interesse: „Mit dem voll in das Finanzwesen integrierten Rechnungsworkflow bieten wir die ideale Lösung. Gleichzeitig schaffen die Kommunen damit wichtige organisatorische und technische Voraussetzungen für die Verarbeitung von E-Rechnungen.“

Rechnungsworkflow in der Praxis
In ihren Best-Practice-Vorträgen präsentierten die Stadt Wolfenbüttel und die Gemeinde Edewecht, wie eine erfolgreiche Umsetzung und Einführung des Rechnungsworkflows aussehen kann. So hat die Gemeinde Edewecht, unter fachlicher Begleitung der NSI-Consult, im Vorfeld der Softwareeinführung ihre Prozesse der Rechnungsbearbeitung analysiert und optimiert. Die anschließende Implementierung des Rechnungsworkflows erfolgte dann gemeinsam mit den Fachberatern der KDO. „Wir haben das Projekt erfolgreich und zur Zufriedenheit aller beteiligten Mitarbeiter abgeschlossen. Ab Herbst folgt nun die Evaluation der Prozesse in der digitalen Rechnungsbearbeitung“, erklärt Nico Pannemann,  Fachbereichsleiter Innere Dienste und Bürgerservice bei der Gemeinde Edewecht in seinem Vortrag.

Nächster Schritt: die E-Rechnung
Wolfenbüttel nutzt den Rechnungsworkflow seit Anfang 2015 und hat mit der Annahme und Verarbeitung von E-Rechnungen inzwischen den nächsten Schritt getan. Axel Sievers und Thorben Küsel von der Stadt Wolfenbüttel berichteten in Ihrem Vortrag, dass bereits E-Rechnungen der Bundesdruckerei verarbeitet werden. In der Veranstaltung wurde aber auch deutlich, dass noch einige Hürden zu nehmen sind, um den Anteil an E-Rechnungen am gesamten Rechnungsaufkommen in den Kommunen signifikant zu erhöhen.  Dazu gehört z. B. die weitere gesetzliche Entwicklung, die Umsetzung der vorgeschriebenen Formate (XRechnung) durch die Softwarehersteller und die Einbeziehung der Lieferanten.

„Die Nachfrage zur Einführung des Rechnungsworkflows in den Kommunen ist unverändert groß“, erläutert Martin Sunder weiter. „Aktuell sind wir mit weiteren fünf Kunden im Projekt, so dass zum Jahreswechsel 2017/2018 bereits ein Viertel unserer Infoma-Kunden den Rechnungsworkflow im Einsatz hat.“

Bild © KDO   Impressum   Ausgabe 35. KW