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E-Akten und Prozesse

Kommunales Prozess- und Dokumenten-Management

Mit dem Dokumenten-Management-System KDO-DMS&more bieten wir Ihnen eine auf kommunale Bedürfnisse zugeschnittene Lösung. Nutzen Sie die zahlreichen Mehrwerte für die elektronische Aktenführung und revisionssichere Archivierung.

KDO-DMS&more

Dokumentenmanagement für Kommunen

Das revisionssichere Dokumentenmanagementsystem der KDO unterstützt Ihre Verwaltung praxisnah und bedarfsgerecht mit digitalen Workflows und Funktionen für die Administration und die Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen.

Das Besondere: KDO-DMS&more ist eine DMS-Musterlösung, die speziell für die öffentliche Verwaltung entwickelt wurde und aus dem Hause der CEYONIQ Technology GmbH stammt. Die Anforderungen und Wünsche unserer Kunden sind in die Erweiterung des Basis-Systems durch ergänzende Fachmodule eingeflossen. Das Ergebnis ist ein Dokumentenmanagementsystem, das Kommunen passgenau in ihrer täglichen Arbeit unterstützt. Je nach Nutzungsgrad als revisionssicheres Archivsystem oder darüber hinaus als lebendiges Prozess- und zentrales Verwaltungsinstrument.

Schrittweise Einführung des Dokumentenmanagementsystems

KDO-DMS&more funktioniert nach dem Baukastenprinzip: Je nach Bedarf lässt es sich bis hin zu einer umfassenden Archiv-, Informations- und Prozessplattform ausbauen. In einem einzelnen Fachbereich zu starten ist dabei durchaus üblich. Die weitere Systemeinführung kann dann schrittweise erfolgen. Wir richten uns nach Ihren Wünschen, Zielen und Ressourcen. Umfang und Takt bestimmen Sie!

Allgemeine Schriftgutverwaltung speziell für öffentliche Verwaltungen

Das Modul KDO-DMS&more eGov ist eine von der CEYONIQ Technology GmbH speziell für die öffentliche Verwaltung entwickelte Lösung für die digitale Schriftgut- und Posteingangs-/Vorgangsverwaltung, die als Erweiterung von KDO-DMS&more eingesetzt werden kann und sich an dem Organisationskonzept „elektronische Verwaltungsarbeit“ orientiert. Mit KDO-DMS&more eGov kann sämtliches Schriftgut einer Kommunalverwaltung komfortabel archiviert, verwaltet und bearbeitet werden. Akten, Vorgänge und Dokumente werden in der so genannten „strukturierten Ablage“ verwaltet. Von dort aus besteht eine Verknüpfung zum Aktenplan, welcher eine zweite bzw. andere Ansicht auf den Aktenbestand ermöglicht.

Integration von Fachverfahren bietet Mehrwerte

Mit der Integration von kommunalen Fachverfahren ergeben sich in KDO-DMS&more für Ihre Fachbereiche zahlreiche Mehrwerte, wie z. B. die automatisierte Archivierung von Belegen und Dokumenten direkt aus dem Fachverfahren, Möglichkeiten zur digitalen Workflow- und Prozessgestaltung sowie die Nutzung des DMS-Cockpits als zentrales Auskunftsinstrument u.v.m..

Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems

Der Einsatz eines DMS ermöglicht eine lückenlose Vorgangsbearbeitung. Hierdurch ergeben sich Prozessoptimierungen und damit auch Kostenreduzierungen. Die Transparenz und die Auskunftsfähigkeit wird mit Hilfe zahlreicher Recherchemöglichkeiten verbessert („Maschinen suchen schneller als Menschen“). Es ist ein standortunabhängiger und paralleler Zugriff auf Dokumente möglich. Auch im Home-Office stehen so jederzeit benötigte Unterlagen zur Verfügung.

  • Revisionssichere Archivierung
    • Text-/Bildformate, E-Mails etc.
    • Automatische Archivierung von z. B. in Fachverfahren erzeugten Dokumenten
  • Komfortable Suchfunktionen
    • Volltextsuche
    • Individuelle Suchmasken (fachaktenspezifisch)
  • Versionierung
  • Notizen anbringen
  • Berechtigungsmanagement
  • Ad-hoc Workflows (Nachricht senden, Umlaufmappe, Wiedervorlage)
  • RSS-Feeds
  • Rendition Service für Formatkonvertierungen
  • Bereitstellung von Strukturen für eine „strukturierte Ablage“ sowie einen Aktenplan
  • Standard-Berechtigungsrollen für verschiedene Benutzergruppen
  • Verwaltung von Zugriffsberechtigungen über den Bereich der „strukturierte Ablage“
  • Bereitstellung der Post- und Vorgangsbearbeitung (Workflow „Geschäftsgang“)
  • Dokumentation und Speicherung wesentlicher Informationen im Rahmen des Bearbeitungsprozesses (Zeichnungsinformationen)
  • Zweistufiges Löschverfahren mit Papierkorb-Prinzip
  • Definierte Export-Möglichkeiten (z. B. Paginierung)
  • Bereitstellung einer Registratur-Funktionalität, z. B. Umstrukturieren und Aussonderung
  • Optional:
    • eine zentrale Vorlagenverwaltung
    • ein Posteingangsbuch für Revisoren
    • Kontakte-Bereich im Visitenkarten-Format
    • Vertraulichkeitsstufen für Dokumente
  • Digitale Fachakten können über eine oder mehrere Besonderheiten im Vergleich zur Standard-eAkte verfügen:
    • Realisierung einer individuellen Stammdatenpflege bzw. Stammdatenanbindung zu einem speziellen Fachverfahren
    • Realisierung spezieller Schnittstellen
    • Einrichtung besonderer Scan-Profile
    • Spezielle automatisierte Hintergrundverarbeitungen (z. B. Verteilung von Dokumenten in diverse Akten)
    • Spezielle Metadaten und Recherchemöglichkeiten
  • Beispiele für digitale Fachmodule
    • Steuerakte
    • Rechnungsworkflow/Archivierung von Kassenbelegen
    • Anlagenakte
    • SEPA-Akte
    • Bauakte
    • Personal- und Abrechnungsakte
    • OWI-Akte
    • Kfz-Akte
    • Führerscheinakte
    • Ausländer-Akte
    • Jugendwesen-Akte
    • Vertragsakte
    • Sozialakte
    • Wohngeldakte
    • etc.
  • Nscale Cockpit
  • Nscale Explorer (Integration in den MS Windows Explorer)
  • Nscale Office (Add-ins für MS Outlook, MS Word, MS Excel und MS PowerPoint)
  • KDO-Scanarbeitsplatz zur Überführung von Dokumenten in das DMS mit OCR
    • Spezielle Scanprofile für Fachmodule mit Indexierungsmöglichkeit
    • Barcodeerkennung
  • Optional RESISCAN-konforme Scanlösungen
  • TWAIN-Scannen aus dem DMS-Client heraus
  • Erstberatung „Digitalisierung von Alt-Daten-Beständen“

Weitere Lösungen im Überblick:

Personalwesen

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Steuern und Finanzen

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Meldewesen

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Rechenzentrum und Netzbetrieb

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