E-Akten und Prozesse

Kommunales Prozess- und Dokumenten-Management

Mit dem Dokumenten-Management-System KDO-DMS&more bieten wir Ihnen eine auf kommunale Bedürfnisse zugeschnittene Lösung. Nutzen Sie die zahlreichen Mehrwerte für die elektronische Aktenführung und revisionssichere Archivierung.

KDO-DMS&more

Dokumenten-Management für Kommunen

Das revisionssichere Dokumenten-Management-System der KDO unterstützt Ihre Verwaltung praxisnah und bedarfsgerecht mit digitalen Workflows und Funktionen für die Administration und die Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen.

Das Besondere: KDO-DMS&more ist eine DMS-Musterlösung, die von uns speziell für die öffentliche Verwaltung entwickelt wurde. Die Anforderungen und Wünsche unserer Kunden sind in die Veredelung der Basis-Software nscale der CEYONIQ GmbH eingeflossen. Das Ergebnis ist ein Dokumenten-Management-System, das Kommunen passgenau in ihrer täglichen Arbeit unterstützt. Je nach Nutzungsgrad als revisionssicheres Archivsystem oder darüber hinaus als lebendiges Prozess- und zentrales Verwaltungsinstrument.

Schrittweise Einführung des Dokumenten-Management-Systems

KDO-DMS&more funktioniert nach dem Baukastenprinzip: Je nach Bedarf lässt es sich bis hin zu einer umfassenden Archiv-, Informations- und Prozessplattform ausbauen. In einem einzelnen Fachbereich zu starten ist dabei durchaus üblich. Die weitere Systemeinführung kann dann schrittweise erfolgen. Wir richten uns nach Ihren Wünschen, Zielen und Ressourcen. Umfang und Takt bestimmen Sie!

Mobil-Client – digitale Akten bequem von unterwegs bearbeiten

Mit dem Mobil-Client nutzen Sie KDO-DMS&more auch über den stationären Arbeitsplatz hinaus auf mobilen Geräten wie Laptop, Tablet oder Smartphone. Digitale Akten lassen sich über die Funktion Offline-Cashing bequem von unterwegs bearbeiten. Die Daten synchronisieren sich anschließend mit dem Hauptsystem.

Integration von Fachverfahren bietet Mehrwerte

Mit der Integration von kommunalen Fachverfahren ergeben sich in KDO-DMS&more für Ihre Fachbereiche zahlreiche Mehrwerte, wie z. B. die automatisierte Archivierung von Belegen und Dokumenten direkt aus dem Fachverfahren, Möglichkeiten zur digitalen Workflow- und Prozessgestaltung sowie die Nutzung des DMS-Cockpits als zentrales Auskunftsinstrument u. v. m..

  • Revisionssichere Archivierung
    • Text-/Bildformate, E-Mails etc.
    • Automatische Archivierung von z. B. in Fachverfahren erzeugten Dokumenten (COLD)
  • Komfortable Suchfunktionen
    • Volltextsuche
    • Individuelle Suchmasken (fachaktenspezifisch)
  • Versionierung
  • Notizen und Markierungen anbringen
  • Bemerkungen erfassen
  • Paginierung (digitale Seiten-Nummerierung für Aktenbereitstellungen, z. B. für Gerichte)
  • Berechtigungsmanagement
  • Kommunale Scanlösungen/-masken zur Überführung von Dokumenten in das DMS
  • Erstberatung „Digitalisierung von Alt-Daten-Beständen“
  • Abbildung Ihrer individuellen Aktenpläne
  • Digitale Fachakten bzw. „Aktenschränke“
    • Steuer-Akte
    • Rechnungseingänge-/Kassenbelege
    • SEPA-Akte
    • Bau-Akte
    • Personal-Akte inkl. beweiswerterhaltender Langzeit-Archivierung
    • OWI-Akte
    • Kfz-Akte
    • Ausländer-Akte
    • Jugendwesen-Akte
    • Vertrags-Akte
    • etc.
  • „Teamspaces“ - Dokumentenbereich für fachbereichsübergreifende Projektarbeit
  • Integration des DMS-Aktenplans in Ihrem gewohnten Explorer
  • u.v.m.
  • Zentrale Vorlagenverwaltung
  • Adressverwaltung
  • Digitale Workflows und Organisationswerkzeuge
    • Rechnungsworkflow mit digitaler Signatur
    • Vorgangsbearbeitung mit Ergebnis-Feedback
    • Posteingangsworkflow
    • Beschaffungsworkflow
    • Ad-hoc-Workflows
      • Nachrichten
      • Kenntnisnahmen
      • Umlaufmappe
      • Delegieren von Aufgaben
    • Workflow-Konfigurator: anwenderindividuelle Workflows (frei konfigurierbar)
    • Wiedervorlagefunktion
    • RSS-Feeds auf im Fokus stehende Akten

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