Standesamt Oldenburg setzt auf die elektronische Sammelakte

Durch die langen Aufbewahrungszeiten müssen Standesämter umfangreiche Archive führen. Mit der elektronischen Sammelakte in AutiSta® bietet der Verlag für Standesamtswesen (VfSt) eine Möglichkeit, vieles davon zu digitalisieren. Das Standesamt Oldenburg profitiert als erster KDO-Kunde von dieser Lösung. 

Fast 200 Standesämter in Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen betreut die KDO mit der Fachanwendung AutiSta®. Das Fachverfahren unterstützt die Standesbeamten bei allen Vorgängen, für die sie nach dem Personenstandsgesetz zuständig sind. Standesämter stehen dabei vor der Herausforderung, dass viele Dokumente mit sehr langen Aufbewahrungsfristen (bis zu 110 Jahre) belegt sind. Dies gilt nicht nur für Dokumente des Personenstandsregisters, sondern auch für die relevanten Schriftstücke, die sie für ihre Entscheidungsfindung benötigen. Diese werden in separaten Sammelakten verwahrt. Um der dabei anfallenden Papierflut Herr zu werden, erlaubt der Gesetzgeber gemäß § 22 Personenstandsverordnung die Führung einer elektronischen Sammelakte.

Vorteile der elektronischen Sammelakte überzeugen
Für diese elektronische Aktenführung stellt der Verlag für Standesamtswesen eine in sein Fachverfahren AutiSta® integrierte Lösung zur Verfügung. Seit Dezember nutzt das Standesamt Oldenburg das neue Modul. Bettina Hey, Leiterin des Standesamtes Oldenburg, ist von den Vorteilen überzeugt: „Wir arbeiten jetzt nach einem einheitlichen Ablagesystem, für jeden einsehbar. Das ist Gold wert. Gerade bei Folgevorgängen, wie der Geburt eines Kindes nach der Eheschließung, in der Arbeitsvorbereitung oder in Vertretungsfällen. Sammelakte per Mausklick öffnen, einsehen, fertig!“ Weiterer Vorteil ist die Eindämmung der Papierflut. Kopien sowie die aufwendige und platzintensive Ablage in Archiven entfallen. Vorgänge können elektronisch weitergeleitet werden, ganz ohne Papier und Hauspost.

Einfach und sicher
Und auch das Handling der elektronischen Sammelakte ist einfach. Die ins Fachverfahren integrierte Ergänzung wird komfortabel aus der Anwendung heraus gestartet. Zu sichernde Dokumente werden dann entweder hochgeladen oder direkt aus AutiSta® heraus gescannt. Die Speicherung der Sammelaktendokumente erfolgt dabei nach den gleichen Standards wie die des elektronischen Personenstandsregisters. „Die Daten werden gespeichert, gespiegelt und noch einmal in ein Sicherheitsverzeichnis überführt“, erklärt Elfi Buchholz, KDO-Produktverantwortliche, das Sicherungskonzept. In der Papiersammelakte verbleiben damit letztlich nur die Dokumente, die eine Originalbeurkundung beinhalten oder nur sehr schwer wiederzubeschaffen sind.



Das Trauzimmer im Oldenburger Standesamt


Bild © Stadt Oldenburg   Impressum   Ausgabe 12. KW