Neue Leitlinie zum ersetzenden Scannen in Kommunen

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Die neue Leitlinie zum ersetzenden Scannen in Kommunen nach TR RESISCAN ist da. Unter der Leitung von Vitako und der KGSt ist eine praktische Hilfestellung entstanden, die grundlegende Informationen über das ersetzende Scannen bietet, eine exemplarische Schutzbedarfsanalyse für kommunale Dokumente sowie eine Musterverfahrensbeschreibung.
 
Der im Rahmen des IT-Gipfels gegründete Runde Tisch „Rechtskonforme E-Akte“ hat eine Leitlinie zum ersetzenden Scannen in Kommunen nach TR RESISCAN herausgegeben. Als Hintergrund für die Veröffentlichung nennt Vitako die unumgängliche Verwaltungsmodernisierung. Diese sei ohne elektronische Akten nicht umsetzbar. Erst hierdurch könnten digitale Bürgerdienste medienbruchfrei verarbeitet und wirtschaftlich gestaltet werden.
 
Ziel der neuen Leitlinie sei es deshalb, Unsicherheiten bei der elektronischen Aktenführung abzubauen. Die Leitlinie bestehe daher aus grundlegenden Informationen über das ersetzende Scannen, aus einer exemplarischen Schutzbedarfsanalyse für kommunale Dokumente sowie einer Musterverfahrensbeschreibung. Die Initiatoren gehen von einer deutlich gesteigerten Rechtskonformität beim ersetzenden Scannen aus.
 
Hilfestellung für Kommunen
Zentrales Ergebnis der Schutzbedarfsanalyse sei, dass in Kommunalverwaltungen bei Papieroriginalen in der Regel von der Schutzbedarfskategorie normal ausgegangen werden kann, so die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt). Laut Vitako ermögliche die exemplarische Schutzbedarfsanalyse dem Anwender darüber hinaus, die jeweils vor Ort zu bestimmenden Schutzbedarfe für alle kommunalen Dokumentenarten besser einzuordnen zu können. Aus dem Ergebnis der Schutzbedarfsanalyse ergeben sich dann fachliche Anforderungen an den Scanprozess.
 
Erleichtert die Umsetzung von TR RESISCAN
Die von Vitako angefertigte Musterverfahrensbeschreibung soll Kommunalverwaltungen dabei unterstützen, die Anforderungen der TR RESISCAN umzusetzen. Mit ihrer Hilfe könne der örtlich eingesetzte Scanprozess Schritt für Schritt dokumentiert werden. Die Musterverfahrensbeschreibung erläutere typische Fragestellungen und erörtere alle notwendigen personellen, technischen und organisatorischen Maßnahmen.
Sie möchten mehr über die Leitlinie zum ersetzenden Scannen erfahren? Das Gesamtdokument finden Sie hier.
Weitere Informationen zum ersetzenden Scannen bzw. Langzeitarchivierung erhalten Sie auch auf unserem „Infotag KDO-DMS&more - die Komplettlösung für digitale Schriftgutverwaltung“  am 31.05.2017 in Oldenburg/TGO.
 
Bild © Deny Rudyi/Fotolia   Impressum  Ausgabe 21. KW