Gemeinde Edewecht jetzt mit digitaler Steuerakte

Die Steuerakten der Gemeinde Edewecht werden zukünftig digital geführt - mit der Lösung KDO-DMS&more auf Basis von nscale 7vecto von Ceyoniq. Der schnelle Zugriff auf den digitalen Aktenbestand und die Anbindung an das Finanzwesen newsystem® kommunal vereinfachen das Tagesgeschäft.

Keine umfangreiche Schulung, sondern lediglich eine kurze Einweisung in das System reichte aus, damit die Dokumente gescannt und digitale Steuerakten automatisch angelegt werden konnten. Nach einer kurzen Testphase startete Anfang Juli der Produktivbetrieb und seitdem scannen die Mitarbeiter/-innen des Steueramtes ihre Akten. Innerhalb von 5 Wochen sind bereits über 2.300 digitale Steuerakten angelegt und mit diversen Dokumenten gefüllt worden. „Die Motivation ist hoch, denn wir sehen bereits die ersten Erfolge und Vereinfachungen. Das System ist intuitiv und einfach bedienbar“, freut sich Waltraud Kahle aus dem Steueramt der Gemeinde Edewecht.

Digitale Aktenverwaltung im Steueramt
Mit dem Template „Digitale Steuerakte“ können sämtliche Steuerakten, wie z. B. Schriftverkehr mit dem Bürger, Lastschriftmandate sowie weitere Schriftstücke einer Kommunalverwaltung, komfortabel archiviert und verwaltet werden. Zudem ist durch die volle Integration in das Finanzwesensystem newsystem® kommunal die Einhaltung der richtigen Aktenzeichen garantiert.

Schneller und einfacher zum Ziel
Verschiedene Funktionen erleichtern die Verwaltung und das komfortable Auffinden von Dokumenten einer Steuerakte enorm. Statt des oftmals zeitintensiven Wälzens dicker Papierakten greifen die Sachbearbeiter zukünftig einfach vom Arbeitsplatz aus auf den digitalen Aktenbestand zu. Durch bequeme Recherchemöglichkeiten mittels Suchmasken findet man Akten innerhalb kürzester Zeit und kann schnell auf die enthaltenen Dokumente zugreifen. Innerhalb einer Steuerakte gibt es verschiedene Möglichkeiten der Sortierung, Gruppierung und Filterung von Dokumenten. Darüber hinaus können auch mehrere Sachbearbeiter gleichzeitig auf eine Akte zugreifen. Und mit dem flexiblen DMS-System können auch bewährte Gewohnheiten beibehalten werden, wie z.B. das Erfassen von Notizen.

Profitieren vom Einsatz der neuen DMS-Lösung: Sarah Kruse, Auszubildende, und Waltraud Kahle, Mitarbeiterin im Steueramt der Gemeinde Edewecht

(News 36/2013 vom 21.08.2013)

Foto © Gemeinde Edewecht

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