Landkreis Vechta: Liegenschafts- und Gebäudemanagement mit Infoma newsystem

Haus

Für große Verwaltungen ist das Management von Liegenschaften und Gebäuden nur noch IT-gestützt möglich. Ist die Lösung mit dem Finanzwesen gekoppelt, dann werden gleichzeitig die Prozesse der Budgetplanung und Abrechnung vereinfacht. Dieses positive Resümee zieht auch der niedersächsische Landkreis Vechta.

Der Landkreis Vechta ist ein wirtschaftsstarker Kreis im Oldenburger Münsterland mit ca. 140.000 Einwohnern und einer positiven Bevölkerungsentwicklung. Die Verwaltung unterhält 31 kreiseigene Gebäude mit einer Bruttogeschossfläche von ca. 145.000 qm und setzt eine konstant hohe Anzahl an Projekten im konsumtiven und investiven Bereich um. Für das Management dieser umfassenden Maßnahmen hat man sich dort vor drei Jahren für die Einführung einer Software entschieden: dem Liegenschafts- und Gebäudemanagement mit Infoma newsystem.

Für Petra Ahlers, Leiterin der Zentralen Gebäudewirtschaft beim Landkreis Vechta ist die Entscheidung nach wie vor richtig: „Ich war damals neu in diesem Bereich der Kreisverwaltung und wir wollten uns in dem Zuge mit einer modernen Software neu aufstellen und ausrichten. Infoma newsystem bot uns hier ein Gesamtpaket, das sehr gut zu unseren Bedürfnissen passte.“

Automatisierter Datenaustausch mit dem Finanzwesen
Mit der neuen Lösung wurde dann als erstes der Gebäudebestand erfasst um ab dem Haushaltsjahr 2015 das Maßnahmenmanagement abzubilden. Dabei konnte der Landkreis auf die Integrations-Anbindung zur Finanzwesen-Lösung KDO doppik&more auf Basis von SAP setzen, die bereits bei anderen Verwaltungen im Einsatz ist. Für Sebastian Plump, zentraler Ansprechpartner für das Programm in der Gebäudewirtschaft des Landkreises, war das eine Grundvoraussetzung, die einen bedeutenden Mehrwert bietet: „Über die Schnittstelle werden voll automatisiert und nächtlich die Stammdaten wie z. B. Geschäftspartner (Lieferanten), Sachkonten und Kostenstellen zwischen SAP und dem Gebäudemanagement abgeglichen. Außerdem erhalten wir aus SAP die Haushalts-Budgets. So liegen uns dann alle erforderlichen Informationen vor, um die einzelnen Maßnahmen im notwendigen Detaillierungsgrad zu budgetieren, Aufträge zu erteilen und die gesamte Rechnungsabwicklung im Maßnahmenmanagement vorzunehmen. Die Rechnungen werden dann zur Zahlbarmachung wieder an SAP übergeben. Doppelte Stammdatenerfassungen sowie Differenzen zwischen den Systemen können so weitestgehend vermieden werden. Dafür ist es aber notwendig, Zuständigkeiten klar zu regeln und Prozesse zu installieren. Es kann eine Weile dauern, bis alles sauber ineinandergreift.“

Projektkosten jederzeit im Blick
Nach drei erfolgreichen Jahren mit dem Liegenschafts- und Gebäudemanagement denkt der Landkreis Vechta nun an weitere Einsatzmöglichkeiten, wie z. B. die Projektkostenkontrolle.
„Dieses Modul unterstützt Kommunen insbesondere bei großen Investitionsmaßnahmen, die über mehrere Haushaltsjahre laufen und sehr häufig auch förderfähig sind“, erklärt Dirk Jürgens, KDO-Fachberater. „Diese Maßnahmen können dann von der Planung über den Projektbeschluss, die Bauausführungsphase und Abrechnung bis hin zur Erstellung des Verwendungsnachweises vollständig in der Software abgebildet werden.“

Große Herausforderung: Kommunale Betreiberverantwortung
Auch die kommunale Betreiberverantwortung ist für den Landkreis Vechta ein wichtiges Thema, das es in Zukunft mittels Software zu managen gilt, bekräftigt Petra Ahlers weiter: „Als Eigentümer und Betreiber der Immobilien sind wir dazu verpflichtet, nachweis- und kontrollpflichtige Tätigkeiten und Aufgaben an den Gebäuden und technischen Anlagen durchzuführen und zu dokumentieren. Mit dem Modul „Instandhaltung, Wartung und Prüfung“ könnten wir den Einsatz unserer Software im kommunalen Liegenschafts- und Gebäudemanagement ideal erweitern.“

Auch andere KDO-Kunden haben bereits Interesse an diesem Modul signalisiert, mit dem der Prozess zur Erledigung und Dokumentation von nachweis- und kontrollpflichtigen Tätigkeiten komplett in einer Software abgebildet wird. So können z. B. anstehende Aufgaben mit Terminen und Zuständigkeiten je Gebäude und technischer Anlage erfasst und dokumentiert werden. Das kann so weit gehen, dass eigene Haustechniker oder Hausmeister die Aufgaben vor Ort auf einem Mobilgerät (z. B. Tablet) via App angezeigt bekommen. Nach Durchführung und Bestätigung der Tätigkeit in der App erfolgt mittels Datensynchronisation automatisch eine entsprechende Rückmeldung an das System.


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