Kleine Gemeinde ganz groß: Wagenfeld mit digitaler Aktenbearbeitung

In der Gemeinde Wagenfeld gehört die manuelle Bearbeitung und Ablage von Akten im Bau- und Steuerbereich jetzt der Vergangenheit an. Auch Rechnungen werden vollständig digital bearbeitet. Mit KDO-DMS&more, basierend auf Ceyoniq nscale, ist die Anbindung an das Finanzwesen gesichert.

Innerhalb von wenigen Wochen hat die 7000 Einwohner zählende Gemeinde aus dem Landkreis Diepholz die digitale Aktenlösung im Bau- und Steuerbereich und den digitalen Rechnungseingangsworkflow eingeführt. Das System gewährleistet absolute Transparenz bei der Bearbeitung von Dokumenten und Rechnungen und beschleunigt die Abläufe. Damit hat Bürgermeister Matthias Kreye, der sich gemeinsam mit den politischen Gremien für die Einführung entschieden hat, das gesteckte Ziel erreicht: „Wir wollten die Verwaltungsabläufe beschleunigen und mit wenig Aufwand eine erkennbare Verbesserung schaffen. Heute können wir zum Beispiel auf Knopfdruck abrufen, wo sich eine Rechnung befindet und welche Rechnungen noch zur Zahlung anstehen.“

Schnelle und transparente Bearbeitung
Von Vorteil ist auch, dass jetzt auch die Mitarbeiter in den Außenstellen, wie z. B. in Schulen, auf Workflows, Akten und Dokumente im Rathaus zugreifen können. „Ein Papierdokument kann immer nur bei einem Mitarbeiter zurzeit in Bearbeitung sein. Jetzt können – je nach Berechtigung – mehrere Sachbearbeiter gleichzeitig darauf zugreifen. Allein das spart schon immens viel Zeit“, freut sich Matthias Kreye über die neuen Möglichkeiten. Ein weiterer Vorteil ist die voll integrierte Anbindung an die SAP-Lösung KDO-doppik&more. Rechnungen werden über einen Workflow im Finanzwesen verbucht und unter Berücksichtigung des Vier-Augen-Systems geprüft.

Bei der nachträglichen Digitalisierung von einigen ausgewählten Akten arbeitete die Gemeinde Wagenfeld mit der Firma Dokumenten Systeme GmbH (DOS) aus Rodenberg zusammen. Der Import in das neue revisionssichere Dokumentenmanagement war dann innerhalb kürzester Zeit erledigt. Mit dem Start in die neue digitale Bearbeitung zeigt sich Matthias Kreye sehr zufrieden: “Viele glauben, dass die Einführung eines Dokumentenmanagements erst einmal erhebliche Aufwände in der Verwaltung verursacht. Unser Projekt hat gezeigt, dass es auch anders gehen kann. Die Mitarbeiter hier im Rathaus haben in kürzester Zeit gemeinsam mit der KDO einen großen Schritt in Richtung digitale Verwaltungsarbeit vollzogen. Und davon profitieren wir ab sofort!“  

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Ein historisches und denkmalgeschütztes Gebäude in der Gemeinde Wagenfeld: die Auburg. Sie dient als Austragungsort für kulturelle Veranstaltungen, wird gerne für Trauungen genutzt und auch die Gemeinderatssitzungen finden hier statt. Die Auburg wird durch den Kulturkreis Auburg im Heimatverein Wagenfeld e.V. betrieben.
© Gemeinde Wagenfeld   Impressum   Ausgabe 31. KW