Gewusst wie: das papierlose Büro mit KDO-DMS&more

Mit der digitalen Schriftgutverwaltung wird ein Arbeitsplatz nahezu papierlos. Auf ihrem gut besuchten Infotag präsentierte die KDO zahlreiche Möglichkeiten für den Einstieg und die rechtskonforme Umsetzung.

„Eine gelungene Veranstaltung“ – das war die durchgängige Meinung der fast 60 Besucher des diesjährigen DMS-Infotages in Oldenburg. Gemeinsam mit den Partnern Ceyoniq, der Scanfabrik KG und der Kommunaltreuhand präsentierte die KDO ein vollständiges Portfolio für die Einführung einer Dokumentenmanagementlösung (DMS) mit dem Schwerpunkt der digitalen Schriftgutverwaltung. Mit der vollständigen digitalen Bearbeitung der Ein- und Ausgangskorrespondenz, wie z. B. Briefe und E-Mails, werden Vorgänge beschleunigt und für alle Beteiligten transparenter.

Akten und Vorgänge medienbruchfrei bearbeiten
Jessica Smit, langjährige KDO-Fachberaterin, präsentierte in ihrem Vortrag die umfassenden Möglichkeiten der digitalen Aktenführung mit KDO-DMS&more basierend auf Ceyoniq nscale. Dabei berichtete sie ausführlich über den Workflow – von der Anlage einer digitalen Akte bis zu Bewertungsoptionen für die Weitergabe an ein Archiv. Darüber hinaus können mit der von der KDO entwickelten Vorgangsbearbeitung alle Dokumententypen aus dem Posteingang ganz einfach digital und in Anlehnung an kommunale Prozesse bearbeitet werden. Individuelle Anpassungen, wie z. B. das Einrichten von Verteilern, sind in wenigen Sekunden möglich. Bei minimalem Aufwand wird die Anwendung damit auch individuellen Ansprüchen von Kommunalverwaltungen unterschiedlichster Größenklassen und Organisationsstrukturen gerecht.

Kein DMS ohne Aktenplan
Dass Aktenpläne bei der umfassenden Nutzung eines DMS eine zentrale Rolle spielen, davon konnte Michael Schäffer von der Kommunaltreuhand überzeugen. Seine Erfahrungen aus zahlreichen Projekten zeigten darüber hinaus auch die große Bedeutung von Berechtigungsstrukturen. Der anschließende Austausch mit den Teilnehmern über die Ausgestaltung von Aktenplänen zeigte, dass hier noch viel Diskussionsbedarf besteht.

Ersetzendes Scannen
Ein Kernthema bei der Einführung eines DMS ist das ersetzende Scannen bzw. die qualifizierte Signatur beim Scanvorgang. Die kurz vor dem Infotag veröffentlichte Leitlinie zum ersetzenden Scannen in Kommunen empfiehlt für bestimmte Dokumentenklassen den Einsatz einer qualifizierten digitalen Signatur während des Scan-Prozesses. Damit soll sichergestellt werden, dass die digitalen Dokumente nicht verfälscht werden können und die ordnungsgemäße Umwandlung von Papier in die digitale Form bestätigt wird. Die Referenten Mike Markovski und Karl Bauhaus von der Scanfabrik aus Verl präsentierten in diesem Zusammenhang eine intuitiv zu bedienende Scan-Software, die sowohl hinsichtlich des Scan-Workflows als auch der Optik frei konfigurierbar und in hohem Maße individualisierbar ist. Besonders beeindruckt waren die Teilnehmer von der Demonstration des modernen Touchscreens, der integrierten Signaturkomponenten und des Hochleistungsscanners.

Alles aus einer Hand
Hergen Büsing, verantwortlicher Produktmanager und Bereichsleiter bei der KDO, zog nach der Veranstaltung ein sehr positives Resümee: „Gemeinsam mit unseren Partnern haben wir gezeigt, dass die KDO als Ansprechpartner alles aus einer Hand bieten kann. Und uns war wichtig zu zeigen, dass die Einführung eines DMS keine unendliche Geschichte sein muss, sondern kostengünstig sein kann und schnell viele Vorteile bringt.“

Sie wünschen weitere Informationen zu diesem Thema? Dann sprechen Sie uns an oder warten Sie gespannt auf unsere nächste News mit dem Bericht über das Projekt der Gemeinde Wagenfeld. Die Kommune im Landkreis Diepholz nutzen nach nur wenigen Projekttagen bereits mehrere digitale Lösungen.


DMS-Infotag


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Bilder © Sergey Nivens/Fotolia - KDO   Impressum   Ausgabe 24. KW