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Digitalisierung und E-Services - das Rathaus 24/7

Die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen ist nicht nur gesetzliche Vorgabe, sondern notwendige Modernisierung. Die KDO unterstützt ihre Kunden bei der effizienten Abwicklung von Services – vom ersten Online-Dienst bis hin zur umfassenden Portallösung.

Verwaltungsdaten mühelos transportieren und transformieren:

mit dem GovManager

Mit dem „GovManager“ können Ausgangsdaten wie z. B. Bürgeranträge sicher in gewünschte Zielsysteme übertragen werden. Verwaltungen können so digitale Antragsassistenten bereitstellen, ohne dass interne Prozesse sofort neu definiert werden müssen. Damit ist jede Verwaltung in der Lage, ihre nach innen gerichtete digitale Transformation Schritt für Schritt auf den Weg zu bringen und gleichzeitig die Anforderungen durch das Onlinezugangsgesetz (OZG) zu erfüllen.

Gleich drei Argumente, die für den GovManager sprechen

 

  • Komfortabler Datentransport zwischen Online-Antragsverfahren und verschiedenen Zielsystemen in Verwaltungen (z. B. Fachverfahren oder Dokumentenmanagementsysteme).
  • Hohe Ausfallsicherheit und eine lückenlose Nachvollziehbarkeit der Datentransporte auch bei Wartungsarbeiten oder Ausfällen der Zielsysteme. Der GovManager hält die Daten so lange vor, bis eine erfolgreiche Zustellung verzeichnet wird.
  • Schnelle Anbindung von Fachverfahren durch Nutzung vorhandener Schnittstellen.

Basismodul

Das Basismodul bildet den Kern des GovManagers. Mit dem Basismodul können Sie alle unten aufgeführten Basisfunktionen verwenden. Außerdem bietet das Basismodul die Möglichkeit, optional angebotene Adapter und zusätzliche Ein- und Ausgangskanäle zu nutzen.

Zentraler Bestandteil des GovManagers ist das kontextbasierte Routing. Diese Funktion ermöglicht es, eingehender Daten anhand definierter Regeln zu klassifizieren und zu transportieren. Das Routing erfolgt anhand der übertragenen Inhaltsdaten.

Daten lückenlos transportieren und protokollieren lassen

Für eine lückenlose Nachverfolgung übertragener Daten wird jeder Schritt im Transportprozess protokolliert. Anhand des Transportprotokolls können Sie zu jeder Zeit nachvollziehen, ob und wann Daten empfangen und ausgeliefert wurden.

Mit Caching und Alternativrouten die Datenzustellung gewährleisten

Um Datenverluste zu vermeiden, verfügt der GovManager über zwei zentrale Sicherheitsfeatures. Ist ein Transferziel nicht erreichbar, kann der Transport wahlweise bis zur Wiederherstellung des Transferziels vorgehalten oder alternativ ein alternatives Ziel beliefert werden.

E-Mail-Postfächer und Dateipfade überwachen

Die Überwachung von E-Mail-Postfächern per IMAP ermöglicht den Import von Anhängen eingehender E-Mails inkl. der eingegangenen E-Mail im .eml-Format. Die Basisfunktion erlaubt die Überwachung von Dateipfaden für den automatisierten Import neuer Dateien auf Dateipfaden per SMB, WebDAV oder FTP. Hierdurch können Sie z. B. Online-Anträge oder Rechnungen in unterschiedliche Formate importieren und weiterleiten.

Schnittstellen nutzen

Über verschiedene integrierte Schnittstellen können Sie Daten als E-Mail versenden, in Verzeichnisse schreiben oder anderweitig verarbeiten. Onlinespeicher wie die KDO-KomBox und weitere WebDAV-Lösungen wie Nextcloud oder Owncloud können angebunden werden. Der Ausgangskanal „Dateisystem“ ermöglicht außerdem schreibenden Zugriff auf Windows- und Linux-Systeme mit dem Protokoll SMB.

Adapter

Adapter erweitern den Funktionsumfang des GovManagers und bilden die Voraussetzung zur Verwendung optionaler Zusatzmodule und weiterer Ein- und Ausgangskanäle (z. B. XTA). Um Adapter und Zusatzmodule verwenden zu können, muss das Basismodul vorliegen.

OSCI/XTA

Der Adapter OSCI/XTA ermöglicht Ihnen die Übertragung von Daten per OSCI. Der OSCI/XTA-Adapter bietet folgende Funktionalitäten:

  • Realisiert Datentransport per OSCI
  • Rechtsverbindliche Protokollierung
  • Unterstützt Signatur und Verschlüsselung
  • Transport von Nachrichten in XöV-konformen Standards (z. B. XBau)
  • Anbindung DVDV (und andere Verzeichnisdienste)
  • Standardisierte Schnittstelle: XTA-WS
  • Schemavalidierung

FIT-Connect

Für die Übertragung von Antragsdaten, die durch Online-Dienste an die FIT-Connect abgegeben wurden, erfolgt die Abfrage und Abholung der Daten über den FIT-Connect- Adapter. Der FIT-Connect-Adapter bietet folgende Funktionalitäten:

  • Verwendung der FIT-Connect REST-Schnittstelle
  • Abfragen von Zieladressen in der FIT-Connect
  • Abholung von Anträgen
  • Abholung von Anhängen
  • Abschließen von Anträgen in der Zieladresse

Zusatzmodule

Verschiedene Zusatzmodule erweitern den Funktionsumfang des GovManagers um weitere Ein- und Ausgangskanäle. Damit Sie das Zusatzmodul verwenden können, ist immer das Basismodul sowie ggf. ein Adapter notwendig. Deer Funktionsumfang der Zusatzmodule basiert dabei auf den verschiedenen Schnittstellen der verwendeten Fachverfahren.

Die Schnittstelle zum Antragsmanagement 4.0 der Firma Form-Solutions ermöglicht es Ihnen, Anträgen im XML- und PDF-Format abzuholen und zu verarbeiten. Neben dem technischen XML-Datensatz und der lesbaren PDF können außerdem etwaige Anhänge (z. B. an den Antrag angehängt Nachweise) extrahiert und ausgeliefert werden.

Die Schnittstelle zur Verwendung von Rathausdirekt der Firma NOLIS erlaubt es Ihnen, Anträge im JSON-/XML- und PDF-Format zu empfangen und zu verarbeiten. Neben dem technischen JSON- bzw. XML-Datensatz und der lesbaren PDF können außerdem etwaige Anhänge (z. B. an den Antrag angehängte Nachweise) extrahiert und ausgeliefert werden.

Durch eine Schnittstelle zum Dokumentenmanagement KDO-DMS&more können eingehende Daten wie z. B. Online-Anträge direkt im DMS abgelegt und verarbeitet werden. Der GovManager ermöglicht es Ihnen, die eingegangenen Dokumente direkt mit dem korrekten Dokumententyp zu importieren und den entsprechenden Workflow zu starten.

Das Modul „DMS - Optimal Systems enaio“ lässt das Erzeugen von importfähigen Antrags- und Metadatendateien für das Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio des Herstellers Optimal Systems zu. Hierbei werden der Antrag sowie eine Metadatendatei (die z. B. das Antragsdatum, Organisationseinheit etc. enthält) im ASCII-Format erzeugt und für den dateibasierten Import in enaio bereitgestellt.

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