Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement als Schlüsseltechnologie

Dokumentenmanagement-Systeme gewährleisten die transparente und rechtssichere Archivierung und sind zunehmend auch Schlüsseltechnologie für die Vorgangssteuerung. Mit KDO-DMS&more hat die KDO ein Dokumentenmanagement in ihrem Portfolio, das den Ansprüchen moderner Verwaltungen gerecht wird. Als Informationsplattform für kommunale Verwaltungen bis 50 000 Einwohner wird die Lösung im Rechenzentrumsbetrieb oder alternativ zum Betrieb beim Kunden angeboten.

Praxiserprobte Musterlösung

KDO-DMS&more ist keine kostenintensive Projektlösung, sondern eine speziell auf die Bedürfnisse von Kommunalverwaltungen zugeschnittene Musterlösung mit verschiedenen, voreingestellten Templates. Zentraler Kern ist das Produkt nscale 7 vecto der Firma CEYONIQ. Durch die Standardsoftware werden bereits alle typischen DMS-Funktionen wie

  • Versionierung
  • Zugangsberechtigung
  • Aktenablage für Office-Dokumente und vorgangsbezogene E-Mails
  • Volltextsuche 
  • COLD–Archivierung von automatisch erzeugten Dokumenten
  • Ad-Hoc-Workflows (Nachricht senden, Umlaufmappe und Wiedervorlage) und vieles mehr abgedeckt.

Doch erst im Zusammenspiel mit den bereits installierten Fachverfahren, den Strukturen der Schriftgutverwaltung und den Abläufen in der Verwaltung werden diese Funktionen richtig effizient eingesetzt. Das Konzept sieht vor, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einer Verwaltung von den nützlichen Funktionen des Systems profitieren.

DMS&more ist step-by-step mit voreingestellten Templates erweiterbar. Auf dem Basis-Produkt aufbauend können weitere Module, abgestimmt auf die jeweiligen Bedürfnisse der Kommune, ergänzt werden. Das können z. B. der kommunale Rechnungseingangsworkflow, die digitale Steuerakte, die digitale Bauakte etc. sein.

Belege und Bescheide aus Fachverfahren können direkt beim Ausdruck automatisch im Archivsystem indiziert und archiviert werden. All diese Anwendungsfelder von KDO-DMS&more werden in kommunalen Arbeitskreisen (weiter-)entwickelt. So ist ein hoher Praxisbezug und die Berücksichtigung kommunaler Rahmenbedingungen gewährleistet. Zudem werden durch die interkommunale Zusammenarbeit kostenintensive Einzelprojekte vermieden.

Die Vorteile von KDO-DMS&more auf einen Blick

  • Ein DMS für die ganze Verwaltung
  • Praxiserprobte Musterlösung: schnelle Einführung und fest kalkulierbare Kosten
  • Anbindung an kommunale Fachverfahren für mehr Effizienz
  • Kommunale Aktenstruktur und entsprechende Berechtigungskonzepte
  • Unterstützung und Optimierung von Prozessen mittels Workflowfunktionen
  • Geringe Einarbeitungsdauer durch moderne Benutzeroberfläche mit intuitiver Benutzerführung 
  • Weiterentwicklung der Lösung in kommunalen Arbeitskreisen 
  • Zentraler Betrieb im Rechenzentrum (gesicherte Datenspeicherung inklusive Backup) oder Vor-Ort-Installation
  • Administrative Betreuung durch die KDO