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Stadt Vechta – positives Zwischenfazit zur Einführung des Gebäudemanagements

Die Kreisstadt Vechta mit ca. 33.000 Einwohnern setzt seit Anfang 2021 im Gebäudemanagement auf die Lösung von Infoma newsystem in Verbindung mit KDO-doppik&more auf Basis von SAP. Auf die Projektphase in 2020 und die ersten Monate im Produktbetrieb blickt man schon jetzt mit einem positiven Zwischenfazit zurück.

Marius Kirchhoff, Projektleiter und stellv. Fachdienstleiter im Gebäudemanagement der Stadt Vechta, berichtet: „Wir bewirtschaften, unterhalten und investieren bei uns in Vechta auf insgesamt 50 Liegenschaften mit 62 Gebäuden und 140 Geschossen. Dabei bewegen wir jährlich ein Budgetvolumen von über sieben Millionen Euro. Mit den bisherigen Bordmitteln war ein effektives und kostentransparentes Gebäudemanagement nur noch bedingt möglich. Wir haben uns daher für die Einführung des Liegenschafts- und Gebäudemanagements von Infoma newsystem entschieden. Den Mitarbeitern im Fachdienst steht somit ein modernes Instrument mit intuitiver Bedienung zur Verfügung, um die vielfältigen Aufgaben und komplexen Projekte jederzeit im Blick zu behalten.“

Maßnahmen planen und steuern
„Das Maßnahmenmanagement bildet derzeit bereits 60 Maßnahmen ab, sowohl im Bereich der laufenden Gebäudeunterhaltung als auch bei Investitionen und mehrjährigen Bauprojekten. An dieser Schnittstelle zwischen Gebäudewirtschaft und dem Haushaltsplan wird auch die Integrationsanbindung an KDO-doppik&more relevant. So beziehen wir u. a. die Budgetwerte der Haushaltsmittel aus dem führenden Finanzwesen auf SAP-Basis. Hinzu kommen weitere kaufmännische Stammdaten wie z. B. Sachkonten, Kostenstellen und Kostenträger oder die Geschäftspartnerdaten, beispielsweise von Lieferanten“, hebt Marius Kirchhoff das Zusammenspiel der beiden KDO-Lösungen hervor.

„Von der Auftragserteilung, über Abschlagsrechnungen bis hin zur Schlussrechnung werden alle kaufmännischen Daten auf dem zentralen Element einer Maßnahme gesammelt und transparent dargestellt. Die Struktur und der Detaillierungsgrad der Maßnahmen erfolgt flexibel und nach unserem Konzept. Schon nach wenigen Monaten werden die Vorteile deutlich. Wie entwickelt sich das Budget? Welche Aufträge und Bestellungen wurden bereits erteilt und welche Rechnungen gebucht? Und welche Auswirkungen hat das wiederum auf die nächsten Haushaltsjahre? All diese Fragen können wir jetzt schnell und sicher beantworten.“

Nutzung weiterer Module bereits in Vorbereitung
„Aufgrund der positiven Erfahrungen sind wir bereits dabei, die Nutzung der Module Meldungsmanagement und Instandhaltung, Wartung und Prüfung vorzubereiten. Im Hinblick auf die Betreiberverantwortung sind wir rechtlich dazu verpflichtet, für den sicheren Betrieb einer technischen Anlage oder eines Gebäudes zu sorgen. Hierzu bereiten wir gerade die technischen Anlagen vor, damit die Daten in das Gebäudemanagement übernommen werden können und regelmäßig wiederkehrende Prüfungstätigkeiten erfolgen und dokumentiert werden. Mit dem Modul Meldungsmanagement sollen Schäden an den entsprechenden Objekten, insbesondere Schulen, kurzfristig von den Hausmeistern gemeldet und ein Workflow generiert werden. Damit wird die anschließende Bearbeitung der Schadensfälle transparent und nachvollziehbar abgeschlossen“, nennt Marius Kirchhoff die nächsten Ziele.

Bild ©Stadt Vechta/Krogmann  Impressum  Ausgabe 24. KW

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