OZG gestalten: Antragsmanagement 4.0 der Form-Solutions

Über 1.200 intelligente Ausfüllassistenten und 4.000 rechtssichere PDF-Formulare für die öffentliche Verwaltung bietet das Antragsmanagement der Form-Solutions GmbH. Durch Anbindungen an Content-Management-Systeme (CMS) sowie Portal-Architekturen werden so aus jeder kommunalen Homepage umfassende E-Government-Plattformen.

Bis Ende 2022 haben die deutschen Behörden Zeit, Bürgern und Unternehmen nahezu alle Verwaltungsleistungen auch online zugänglich zu machen. Der logische Zugriff erfolgt meist über die Homepage einer Kommune. „Bislang stoßen Besucher zumeist auf PDF-Formulare zur Antragsstellung. Technische und „gesetzliche“ Herausforderungen verdrängen dieses Format jedoch von seiner Startposition im Antragswesen“, berichtet Oliver Snay, Produktmanager Dokumentenmanagement bei der KDO. Der Grund: PDF-Dokumente sind für mobile Endgeräte aufgrund ihres starren Formates ungeeignet. Darüber hinaus bieten die aktuellen Browser-Generationen in der Regel keine Unterstützung für die Anzeige ausfüllbarer PDF-Dokumente mehr an.

Intelligente Antragsassistenten
Gemeinsam mit der Firma Form-Solutions bietet die KDO mit dem Antragsmanagement 4.0 eine echte Alternative. Der Formularserver wird kurzerhand in das kommunale Content-Management-System (CMS) eingebunden. Die intelligenten Ausfüllassistenten und PDF-Druckvorlagen für die öffentliche Verwaltung werden den Nutzern so anwenderfreundlich zur Verfügung gestellt. Der Anwender wird gezielt durch den Ausfüllprozess geführt, Informationen zielgerichtet und dienstleistungsspezifisch abgefragt. Dies reduziert die Ausfüllzeit auf ein Minimum bei gleichzeitig steigender Datenqualität. Darüber hinaus ist die Lösung der Form-Solutions kompatibel mit jedem Betriebssystem und Endgerät. Durch ihr responsive Design passt sie sich damit automatisch jedem Ausgabegerät an.

Zahlreiche Anbindungen dank offener Schnittstellenarchitektur
Dank seiner offenen Schnittstellenarchitektur bietet der Formularserver zahlreiche Ausbaustufen. Die Anbindung an DMS-Systeme und Fachverfahren sind möglich. „Der Vorteil ist, dass Sie die Antragsassistenten ganz unabhängig von der zugrundeliegenden Plattform einfach per Hyperlink auf die gewünschte Seite einbinden“, weiß Oliver Snay. „So können Kommunen, die sich beispielsweise in einem ersten Schritt für das CMS als E-Government-Lösung entscheiden, die Assistenten auch bei einer späteren Nutzung von OpenR@thaus einfach weiterverwenden.“ Die KDO bietet mit dem Bürgerportal eine weitere Lösung, um den gesetzlichen Anforderungen des Onlinezugangsgesetzes gerecht zu werden. Auch OpenR@thaus setzt hinter den Kulissen unter anderem auf das Antragsmanagement von Form-Solutions. „Sie haben die Wahl: Egal, ob Sie die Antragsassistenten in Ihrem hauseigenen CMS verlinken oder diese in OpenR@thaus integrieren – wir unterstützen Sie ganz nach Ihren Wünschen“, bekräftigt Oliver Snay abschließend.

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