Neue Funktion im GovManager: Optimierte Verarbeitung von Online-Anträgen

Die KDO hat für den GovManager eine neue Funktion eingeführt, die es ermöglicht, Online-Anträge und deren Anlagen automatisch in ein einziges PDF-Dokument zusammenzuführen. Die Neuerung vereinfacht die Weiterverarbeitung für Mitarbeitende der Fachämter und bietet weitere Vorteile in puncto Effizienz und Benutzerfreundlichkeit.

Eingehende Online-Anträge inklusive aller Anlagen können nun automatisch als zusammengefasstes PDF transportiert werden, Anhänge in verschiedenen Formaten wie PNG oder JPEG werden dabei automatisch ebenfalls ins PDF-Format umgewandelt. Die generierte PDF-Datei wird zusätzlich technisch komprimiert, um Speicherplatz im Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu sparen und die Performance zu steigern. Die Dateien erhalten dann eindeutige Bezeichnungen, um die weitere Verarbeitung zu erleichtern. Das Ergebnis: ein Antrag, eine Datei.

Jan-Tim Tiemann, IT-Koordinator im Fachbereich Jobcenter beim Landkreis Friesland, zeigt sich begeistert von der neuen Funktion: „Damit werden alle Dateien eines Antrags als eine PDF zusammengeführt – das spart Zeit, führt zu besseren Arbeitsergebnissen und geistiger Entlastung in der Aktenverwaltung.“

Mehr Tempo, weniger Aufwand
Denn für die Fachämter bedeutet die Optimierung eine erhebliche Zeitersparnis und eine Reduzierung möglicher manueller Fehler, da Nacharbeiten im DMS entfallen und keine Drittsoftware für die Dateiformatumwandlung oder Zusammenführung benötigt wird. Zudem können Dateien nach unterschiedlichen Kriterien wie Dateinamen gruppiert und kontextbasiert weitergeleitet werden.

Gemeinsam optimiert
Entwickelt wurde die Neuerung in Zusammenarbeit: Thomas Schoone vom Jobcenter Landkreis Aurich und Daniel Meyer, Mitarbeitender beim Amt für IT und Digitales des Landkreises Aurich, freuen sich, die aus dem Projekt gewonnenen Erfahrungen auch zukünftig in die Verbesserung der Weiterverarbeitung von digitalen Eingängen aus Online-Formularen einfließen zu lassen.

Anhand eines einfachen Beispiels wird deutlich, wie auch die Antragstellenden profitieren: Denn auch der Upload von Dokumenten im Online-Formular ist nun einfacher und übersichtlicher. Leistungsempfänger*innen wählen zunächst aus, welche Dokumente sie einreichen möchten. Für jedes ausgewählte Dokument erscheint anschließend ein eigener Upload-Bereich. So lassen sich die erforderlichen Dateien schnell und eindeutig der richtigen Stelle zuordnen.
Hochgeladene Dateien werden dann automatisch zu einer PDF pro Bereich zusammengefasst, was die manuelle Bearbeitung in den Fachämtern reduziert. Zudem ermöglicht eine automatische Vorverschlagwortung die Zuordnung von Kategorien, wodurch zeitraubende manuelle Arbeit entfällt und die Datenqualität im DMS steigt.

Bild ©AI-Generiert Impressum Ausgabe 34. KW 2026