NEU: KDO-Auftragsverwaltung für KDO-doppik&more

Die neue KDO-Auftragsverwaltung unterstützt Kommunen bei der kaufmännischen Liegenschafts- und Gebäudebewirtschaftung. Als Zusatzmodul von KDO-doppik&more fügt sie sich nahtlos in die bestehende Finanzmanagement-Lösung ein.

Die Liegenschaftsverwaltung einer Kommune hat zur Aufgabe, die ihrer Verantwortung übergebenen Gebäude und Grundstücke werterhaltend zu bewirtschaften. Um die Kosten dabei immer im Blick zu behalten, sind eine übersichtliche Budgetplanung und stetige Kontrolle der finanziellen Mittel unumgänglich. Idealerweise fügen sich diese nahtlos in den gesamten kommunalen Haushalt ein. Genau das leistet KDO-Auftragsverwaltung in Kombination mit der digitalen Bestellakte des Dokumentenmanagement-Systems KDO-DMS&more.

Praxisbeispiel Fenstersanierung
Doch was bedeutet dies in der Praxis? In vielen Bereichen des Finanzwesens gibt es sehr große Budgets, z. B. für die Gebäudeunterhaltung. Die Praxis zeigt, dass für Einzelmaßnahmen, z. B. die Fenstersanierung einer Grundschule, aber nur bestimmte Beträge zur Verfügung stehen.

Für diese eingerichtete Maßnahme „Fenstersanierung“ müssen Aufträge generiert werden, die an die beteiligten Handwerker versandt werden. Bevor dies geschehen kann, sind innerbetriebliche Genehmigungsprozesse (in Abhängigkeit des Auftragswerts) durch Mitarbeiter und Vorgesetzte einzuhalten. Die hierfür notwendige Verzahnung zwischen dem zuständigen Fachamt und dem Finanzwesen stellt das Dokumentenmanagement-System KDO-DMS&more mit seiner digitalen Bestellakte sicher. So ist die vollständige Erstellung des Auftragsschreibens erst dann möglich, wenn die Haushaltsmittel für die Fenstersanierung in KDO-doppik&more (SAP) erfolgreich reserviert wurden und der Prozess vom Vorgesetzten freigegeben wurde. Ein umfangreiches Stammdatenmodell ermöglicht es, dass auf dem Auftragsschreiben auch weitere wichtige Angaben wie der Ort der Fenstersanierung, der Ansprechpartner vor Ort usw. berücksichtigt werden können.

Das Schöne: Alle Beteiligten arbeiten mit einem identischen Datenbestand. Die Arbeitsschritte und Budgets sind transparent nachvollziehbar. Bei Bedarf können Bestellungen arbeitsplatzübergreifend geprüft, erweitert oder storniert werden. Haushaltsrechtlichen Ermächtigungen können nicht überschritten werden. Auch eine Umbuchung von Haushaltsmitteln ist möglich.

Revisionssichere Archivierung aller Dokumente
Angebote, Anmerkungen, Aufträge, Rechnungen – im Laufe einer Bestellung wie der Fenstersanierung sammeln sich viele Dokumente an. Diese werden revisionssicher in der digitalen Bestellakte in KDO-DMS&more archiviert. So geht kein Schriftgut verloren. Zahlreiche Suchmöglichkeiten vereinfachen die Arbeit für Vorgesetze, Sachbearbeiter und das Rechnungsprüfungsamt erheblich. Lagerkosten für Aktenarchive entfallen. Die Rechnungen können mit Bestellbezug kenntlich gemacht und entsprechend gebucht werden. Sie werden anschließend automatisch in die digitale Bestellakte übernommen.

„Im Ursprung für das Liegenschafts- und Gebäudemanagement konzipiert, lässt sich KDO-Auftragsverwaltung natürlich auch in der Zusammenarbeit mit weiteren Fachämtern gewinnbringend einsetzen – für eine kommunalweit transparente digitale Maßnahmen- und Auftragsverwaltung“, erweitert Annette Schimm das Einsatzspektrum des neuen Moduls und freut sich gemeinsam mit ihrem Team auf spannende Projekte.

Nicht verpassen! Präsentation KDO-Auftragsverwaltung am 26. Juni 2019
Auch Sie möchten zukünftig von der KDO-Auftragsverwaltung profitieren? Dann merken Sie sich gleich unseren Präsentationstermin am 26. Juni 2019 vor. Die Möglichkeit zur Anmeldung finden Sie hier. Wir freuen uns auf Ihren Besuch!

Bild © KDO Impressum Ausgabe 25. KW