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NEU: das E-Rechnungs-Portal der KDO
Der Gesetzgeber verpflichtet öffentliche Auftraggeber, Rechnungen ab dem 18.4.2020 in elektronischer Form empfangen und verarbeiten zu können. Die Lösung: das E-Rechnungs-Portal der KDO. Es bietet Kommunen wie Lieferanten wertvolle Unterstützung zur Umsetzung der gesetzlichen Pflichten.
Die öffentliche Verwaltung in Europa soll digitaler werden – und damit deutlich kostengünstiger, schneller und effizienter. „Mit dem neuen E-Rechnungs-Portal erleichtern wir Auftragnehmern sowie öffentlichen Auftraggebern den Umstieg auf die E-Rechnung“, fasst Oliver Snay, verantwortlicher Produktmanager, die Funktion der neuen Lösung zusammen.
Auftragnehmern entgegenkommen
Das Portal nutzt dabei bevorzugt das deutschlandweit anerkannte Nachrichtenformat XRechnung. Mit diesem Standard setzt Deutschland die Vorgaben des Europäischen Komitees für Normung (CEN) für die in einer elektronischen Rechnung enthaltenen Daten um. „Viele kleine und mittelständische Unternehmen haben sich noch nicht mit dem Thema auseinandergesetzt. Auch die automatisierte Erstellung der Rechnungen unterstützt häufig nicht den geforderten Standard. Das genügt aber nicht den gesetzlichen Anforderungen an eine elektronische Rechnung“, weiß Oliver Snay um die Problematik. „Auf der anderen Seite haben viele öffentliche Auftraggeber noch keine Möglichkeit, sich eine XRechnung anzeigen zu lassen oder diese zu bearbeiten.“
Deshalb bietet die Plattform Lieferanten die Möglichkeit, Rechnungsdaten direkt über ein Web-Formular zu erfassen, um daraus eine XRechnung generieren und versenden zu lassen. Auch das Hochladen einer bereits erzeugten XRechnung ist möglich. Des Weiteren können in einem anderen System erzeugte strukturierte Rechnungen eingereicht und bei Bedarf konvertiert werden. Diese werden dann individuell an die Empfängerkommune weitergeleitet.
Individuell gestalteter Rechnungseingang
Das E-Rechnungs-Portal wird jedoch nicht nur den Ansprüchen der Auftragnehmer gerecht. „In jeder Kommune treffen eine Vielzahl von Fachverfahren und Verwaltungsprozessen aufeinander. In der Praxis heißt dies, dass nicht jeder Fachbereich die eingehenden E-Rechnungen ohne weiteres verarbeiten kann“, weiß Oliver Snay. Dieser Herausforderung wird das Portal mit der Einbindung des KDO-GovManagers gerecht. Mit seiner Unterstützung wird der E-Rechnungs-Transfer pro Kommune und Fachbereich individuell konfiguriert, sodass alle gängigen Zielsysteme wie Finanzwesen und DMS berücksichtigt werden. Auch die Ausgabe als PDF-Datei ist möglich – beispielsweise für die Belegablage im DMS oder zur Visualisierung in Fachverfahren.
Bild © KDO Impressum Ausgabe 4. KW
