Landkreis Cloppenburg digitalisiert Ausländerbehörde

Der Landkreis Cloppenburg hat einen weiteren wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung vollzogen: Seit dem 6. Mai 2019 werden die Akten in der Ausländerbehörde digital und revisionssicher geführt.

IT-gestütztes Dokumentenmanagement auf der Basis digitaler Dokumente und Akten ist die Grundlage für eine transparente und rechtssichere Archivierung. Deshalb entwickeln sich Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zunehmend zu einer Schlüsseltechnologie für moderne, effiziente Verwaltungsarbeit. Dies weiß auch der Landkreis Cloppenburg und setzt erfolgreich KDO-DMS&more, das Dokumentenmanagement-System der KDO, in seiner täglichen Arbeit ein.

Digitale Fachakten erleichtern den Arbeitsalltag
Eine Besonderheit in KDO-DMS&more sind digitale Fachakten (E-Akten), die sowohl mit Integration eines Fachverfahrens als auch alleinstehend einsetzbar sind. „E-Akten erlauben eine komfortable, schnelle Suche und ermöglichen die gemeinsame Arbeit mehrerer Personen an einer Akte. Damit beschleunigen sich Arbeitsabläufe und Prozesse erheblich“, erklärt Hergen Büsing, Bereichsleiter für Dokumentenmanagement und Finanzwesen bei der KDO.

Eine solche Fachakte erleichtert nun auch in der Ausländerbehörde des Landkreises Cloppenburg den Arbeitsalltag. Rund 15 Mitarbeiter in der Ausländerbehörde profitieren momentan von den zahlreichen Vorteilen der digitalen Aktenführung. „Durch die Digitalisierung vereinfachen wir unsere Aktenarbeit maßgeblich“, freut sich Wiebke Evers, Projektleiterin beim Landkreis Cloppenburg.

Bisheriger Aktenbestand wird vollständig digitalisiert
Um einen ganzheitlichen digitalen Bestand zu sichern, hat sich der Landkreis Cloppenburg gegen eine hybride Aktenführung entschieden. Allein im Bereich der Ausländerabteilung waren 17.000 Papierakten vorhanden, 2.000 davon wurden bereits digitalisiert. Der Restbestand wird nach und nach aufgearbeitet. „So haben wir absehbar alle Dokumente revisionssicher archiviert. Alle neu angelegten Akten werden natürlich sofort digital angelegt. Es entfallen so nach und nach Lagerflächen und -kosten sowie der lästige Gang zum Aktenschrank. Stattdessen starten wir einfach eine ‚elektronische‘ Suchanfrage– blitzschnell und unkompliziert“, erklärt Wiebke Evers.

Ein Teamerfolg
Für die Realisierung der Lösung zogen hinter den Kulissen alle Beteiligten erfolgreich an einem Strang. Als Fachverfahren kommt ADVIS der Firma Kommunix zum Einsatz. Die notwendige Schnittstelle zu KDO-DMS&more (auf Basis von Ceyoniq nscale) wurde in Zusammenarbeit zwischen Kommunix und der Abteilung für Softwareentwicklung bei der KDO realisiert. Vor der Einführung nutzte der Landkreis Cloppenburg dann die Gelegenheit, die Gesamtlösung durch den Einsatz von Testsystemen intensiv zu prüfen.

Dank dieser guten Vorbereitung und Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten erfolgte der Start in die digitale Aktenführung reibungslos. „Ein sehr gelungenes Projekt“ freut sich Hergen Büsing. Er ist sich sicher: „Auch unsere anderen Kunden werden von dieser Lösung profitieren.“

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