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Infotage E-Services: Mit der KDO Digitalisierung erfolgreich gestalten
Die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes und die Einführung der E-Rechnung: Diese beiden Schwerpunkte bestimmten Ende Oktober die Infotage E-Services in Garbsen und Hatten. Über 130 Teilnehmer aus niedersächsischen Kommunen überzeugten sich von der praxisgerechten Digitalisierungsstrategie der KDO. Wichtige Gründe für die rege Teilnahme: Die E-Rechnung greift bereits im April 2020. Die im Onlinezugangsgesetz verankerten Verwaltungsdienste sind bis Ende 2022 online zur Verfügung zu stellen.
Auf der Veranstaltung informierte die KDO über den Rechtsrahmen für den digitalen Wandel genauso wie über die Lösungen zur praktischen Umsetzungen der daraus resultierenden Herausforderungen. Aus ihrer täglichen Arbeit mit den Kommunen heraus weiß die KDO um die individuellen Voraussetzungen jeder Verwaltung. „Wir setzen auf individuelle Konzepte für die digitale Transformation, die die jeweilige Ausgangslage der Kommune berücksichtigt. Für die bestmögliche Unterstützung setzen wir auf Eigenlösungen, die genau auf die Bedürfnisse der Kunden abgestimmt sind“, erklärt Oliver Snay, Produktmanager Dokumentenmanagement und E-Services bei der KDO. Zentrales Element dieser Strategie ist vor allem die Integrations-Plattform KDO-Kommune365, in der sämtliche OZG-relevanten Basisdienste vereint werden. „Das Schöne daran ist, dass wir viele Lösungen, die heute schon aktiv genutzt werden, dabei berücksichtigen können. Hierdurch bieten wir ein Höchstmaß an Investitionsschutz“, führt Oliver Snay aus.
KDO-Kommune365: Die Integrationsplattform für die Umsetzung des OZG
Auf den Infotagen stellte die KDO exklusiv ihre OZG-Plattform KDO-Kommune365 vor, die zukünftig das virtuelle Rathaus der Kommune darstellt. „Die Entwicklung ist das Ergebnis der vielen Kundenwünsche und -anfragen, die uns erreicht haben. Die Resonanz bestärkt uns auf dem Weg, eine wirtschaftliche und modulare OZG-Lösung bereitzustellen. Die Weiterentwicklung unserer Plattform wird auch zukünftig maßgeblich durch regelmäßige Arbeitskreise im Dialog mit unseren Kunden abgestimmt“, erläutert Oliver Snay. Um KDO-Kommune365 mit Leben zu füllen, bedarf es selbstverständlich auch zahlreicher Online-Verwaltungsleistungen. Hier setzt die KDO auf etablierte Produkte, wie zum Beispiel das innovative Antragsmanagement 4.0 der Firma Form-Solutions. Hierzu erläuterte Werner Austermann in seinem Vortrag die Bedeutung eines zentralen Antragsmanagements. Selbstverständlich können aber auch weitere Online-Leistungen wie beispielsweise aus der Suite von VOIS|online oder AutiSta in die KDO-Plattform integriert eingebunden werden.
Stark in der Umsetzung durch Geleitzüge
Um eine möglichst effiziente und praxisnahe Umsetzung des OZG zu ermöglichen, setzt die KDO auf Geleitzüge und damit auf ein gemeinsames Vorgehen der Städte, Gemeinden und Landkreise. „Mit diesem Weg bündeln und teilen wir vorhandene Ressourcen und das Wissen aller Beteiligten sinnvoll und erreichen in der Gemeinschaft das größtmögliche Ergebnis“, führt Oliver Snay das Konzept aus.
Das E-Rechnungs-Portal der KDO
Auf reges Interesse stieß auch das E-Rechnungs-Portal der KDO, das Kommunen bei der Umsetzung der Gesetze und Verordnungen, die aus der europäischen Richtlinie 2014/55/EU folgen, unterstützt. „Die Plattform bietet Lieferanten die Möglichkeit, eine Rechnung direkt im Standard XRechnung zu erfassen oder hochzuladen. Des Weiteren können in einem anderen Finanzsystem erzeugte strukturierte Rechnungen über das E-Rechnungs-Portal eingereicht und bei Bedarf in andere Formate konvertiert werden. Diese werden dann individuell an die Empfängerkommune weitergeleitet“, fasst Oliver Snay die Vorteile des Systems zusammen.
Digitalisierung interner Prozesse
Abgerundet wurden die Infotage durch einen Blick auf die Digitalisierung interner Prozesse. „Entlastung erfährt eine Kommune vor allem dann, wenn die beantragten Online-Dienstleistungen digital und möglichst medienbruchfrei weiterverarbeitet werden“, erklärt Oliver Snay. Für die Umsetzung in der Praxis hat die KDO hierfür den KDO-GovManager entwickelt. Wie einfach es gehen kann, demonstrierte Hergen Büsing, Bereichsleiter bei der KDO. Kurzerhand erledigte er einen Online-Beschwerdevorgang live in KDO-DMS&more, dem Dokumentenmanagement-System der KDO, und schickte ein Antwortschreiben unmittelbar an den digitalen Postkorb des Bürgers in KDO-Kommune365 zurück. Alle dabei notwendigen Vorgänge wurden transparent und nachvollziehbar protokolliert.
Bild © KDO Impressum Ausgabe 46. KW
