Infoma newsystem – digitaler Rechnungsworkflow auf Erfolgskurs

Immer mehr Kommunen setzen auf den Rechnungsworkflow der Finanzwesenlösung Infoma newsystem – und damit auf die vollständige Digitalisierung ihrer Rechnungsbearbeitung. Die Verwaltungen profitieren so von einem deutlichen Effizienz- und Transparenzgewinn, der für die Gesamtverwaltung mit der Einführung schnell deutlich wird. Nebenbei ebnet die Lösung einen komfortablen Weg zur Erfüllung der gesetzlich geforderten Annahmepflicht von E-Rechnungen. Die Frist zur Umsetzung endet am 27. November 2019.

Erste Verwaltungen wie die Stadt Wolfenbüttel und die Stadt Garbsen arbeiten inzwischen seit drei Jahren mit dem Rechnungsworkflow. In 2017/18 sind zahlreiche Kunden mit der digitalen Rechnungsbearbeitung unter Infoma newsystem gestartet. Darunter sind große Verwaltungseinheiten wie z. B. der Bezirksverband Oldenburg, die Landwirtschaftskammer Niedersachsen oder die Stadt Wunstorf. Aber auch viele kleine und mittlere Kommunen, wie z. B. Edewecht, Südbrookmeerland, Krummhörn, Lohne (Oldb.) oder Schwanewede setzen auf die Lösung. Mit Blick auf die aktuelle Auftragslage hält dieser Kurs weiter an.

Rechnungsbearbeitung 2.0: ab 2020 unter den Kunden der KDO mehrheitlich digital
Für das neue Jahr stehen viele Kunden in den Startlöchern. So beginnen die Gemeinde Wiefelstede und die Samtgemeinde Oldendorf-Himmelpforten bereits Ende Januar 2019 ihr Einführungsprojekt. Und auch die Projekte der Stadt Laatzen und des Landkreises Helmstedt sind für 2019 fest terminiert. „Nimmt man noch die Verwaltungen hinzu, die 2020 ihre bisherige Finanzmanagementlösung durch Infoma newsystem ablösen und im Zuge dieses „Neustarts“ den Rechnungsworkflow direkt mit einführen, kommen wir auf mehr als 50% unserer Infoma newsystem Kunden, die den Rechnungsworkflow nutzen werden“, verdeutlicht Martin Sunder die Relevanz.

Bestellworkflow als perfekte Ergänzung
Zahlreiche Kunden gehen inzwischen sogar einen Schritt weiter und wollen ergänzend auch die vorgeschalteten Prozesse digital abbilden. „Für die Auftragserteilung und frühzeitige Mittelreservierung in den Budgets bietet Infoma newsystem mit dem Bestellworkflow ein vollintegriertes Add-on“, zeigt Martin Sunder auf. „Es läuft auf der gleichen Web-Oberfläche wie der Rechnungsworkflow, sodass bei späterem Rechnungseingang ein direkter Bezug zu einer vorhandenen Bestellung hergestellt wird.“

Revisionssicher: digitale Belegablage
Ist die Rechnung abschließend bearbeitet stellt sich die Frage: Wohin nun mit den digitalen Belegen? Für einen revisionssicheren Workflowabschluss stehen Adapter zu Dokumentenmanagement- und Archivsystemen zur Verfügung. So ist die Anbindung an KDO-DMS&more, der DMS-Musterlösung für die öffentliche Verwaltung, bereits vorhanden und bei zahlreichen Kunden erfolgreich im Einsatz.

Die Rechnungsdokumente werden dabei via Webservice-Schnittstelle voll automatisiert in KDO-DMS&more archiviert. Dies geschieht in einem zentralen Kassenbelegordner und/oder, in Abhängigkeit vom fachlichen Kontext, per automatisierter Verteilung innerhalb verschiedener digitaler Fachakten. Ein direkter Aufruf dieser Belege aus Infoma newsystem ist weiterhin möglich, sodass sich der Anwender an keine weitere Benutzeroberfläche gewöhnen muss.

E-Rechnung: eine Hintergrundtechnik macht es möglich
Das Thema gewinnt aufgrund der näher rückenden gesetzlichen Frist immer mehr an Brisanz. Zahlreiche Kommunen setzen daher bereits erfolgreich auf den E-Rechnungsmanager von Infoma newsystem. Mit dieser Komponente, die den Rechnungsworkflow logisch ergänzt, können E-Rechnungen (im Format ZUGFeRD 2.0 oder x-Rechnung) rechtskonform und komfortabel angenommen, mit weiteren Informationen angereichert und dann wie gewohnt im Workflow bearbeitet werden. Das Scannen und Erfassen von Rechnungsdaten entfällt – der Bearbeitungsprozess wird noch schlanker.

Nicht verpassen! Infotag Infoma newsystem am 2. April 2019
Sie haben Interesse am digitalen Rechnungsworkflow, dem Bestellworkflow oder der E-Rechnung mit Infoma newsystem? Dann merken Sie sich gleich unseren Infotag am 02.04.2019 vor. Die Möglichkeit zur Anmeldung finden Sie hier. Wir freuen uns auf Ihren Besuch!

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