Gemeinde Beverstedt setzt auf KDO-DMS&more

Die Gemeinde Beverstedt hat sich für die Einführung eines neuen Dokumenten-Management-Systems (DMS) entschieden. Mit der Implementierung verfolgt man gleich mehrere Ziele: Die Lösung soll die Mitarbeiter nicht nur in der elementaren digitalen Aktenführung und Archivierung unterstützen. Die Möglichkeiten gehen deutlich weiter. Mit sogenannten Workflows sollen u. a. Posteingänge und Verwaltungsvorgänge digital bearbeitet und vereinfacht werden – davon profitieren nicht zuletzt die Bürger und ansässige Unternehmen. Auf den KDO-Kunden- und Partnertagen besiegelten Guido Dieckmann, 1. Gemeinderat der Gemeinde Beverstedt, und Dr. Rolf Beyer, KDO-Verbandsgeschäftsführer, die Zusammenarbeit.

Der Beschluss der Ratssitzung war einstimmig: Die Gemeinde Beverstedt setzt zukünftig das Dokumenten-Management-System der Kommunalen Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) ein. Die Entscheidungsfindung hat sich die Kommune nicht leicht gemacht. „Wir haben uns unterschiedlichste Lösungen angeschaut und diese bis ins Detail verglichen“, erklärt Guido Dieckmann. Die Wahl fiel mit KDO-DMS&more schlussendlich auf ein Dokumenten-Management-System, das speziell für die öffentliche Verwaltung entwickelt wurde. „Es bildet genau die Prozesse ab, die wir benötigen und ist mit wenig Aufwand direkt auf unsere Bedürfnisse anpassbar“, freut sich Christine Böschen, Fachdienstleitung Allgemeine Verwaltung, die das Projekt federführend begleitet. Dies kommt auch bei den Kollegen gut an. „Wir erfahren überall großen Zuspruch und viele Ideen, wie das Dokumenten-Management-System unsere Arbeit nachhaltig positiv verändern wird.“

Verbesserter Bürger- und Unternehmens-Service

Für Ulrich van Gerrisheim, IT-Administrator in der Gemeinde Beverstedt, hat die Entscheidung noch eine weitere Dimension. „Wir legen mit dem System gleichzeitig den Grundstein für einen verbesserten Bürger- und Unternehmens-Service. Durch das DMS werden sich Bearbeitungszeiten und Auskunftsfähigkeit deutlich verbessern“, weiß der EDV-Experte und riskiert außerdem noch einen Blick in die Zukunft. „Viele Antragsprozesse werden in einigen Jahren für die Bürgerinnen und Bürger online mit ein paar Mausklicks möglich sein. Für diese Entwicklung sind wir mit unserer neuen Lösung auch verwaltungsintern gerüstet.“

Verlässliche Partnerschaft

Neben allen Funktionalitäten der neuen Software-Lösung freuen sich die Beverstedter auch auf die Intensivierung der Zusammenarbeit mit ihrem kommunalen IT-Dienstleister. „Die KDO ist für uns bereits langjährig ein verlässlicher Partner. So können wir sicher sein, dass auch unsere Fachverfahren sauber an das DMS angebunden werden – das ist wesentlich für unsere Arbeit. Zudem wird die Lösung auch künftig mit dem Fokus auf die Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung weiterentwickelt. Hierauf können wir in speziellen Arbeitskreisen der Anwendergemeinschaft aktiv Einfluss nehmen“, führt Guido Dieckmann aus.

Schrittweise Einführung des Dokumenten-Management-Systems

Der Startschuss für die Einführung von KDO-DMS&more fällt Anfang 2019. „Wir starten in einem einzelnen Fachbereich und rollen die Lösung schrittweise aus. Dazu gehört beispielsweise auch die Einführung digitaler Fachakten und eines digitalen Rechnungsworkflows, mit dem wir auf einen Schlag auch den Grundstein für die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen im Kontext der E-Rechnung legen“, gibt Guido Dieckmann abschließend einen Ausblick auf den Umfang des Projektes in der Gemeinde Beverstedt.

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