Edewecht: Einsparungen durch Digitalisierung

Durch die Digitalisierung von Prozessen können Kommunen Kosten einsparen. Das hat die Gemeinde Edewecht jetzt mit einem interessanten Projekt unter Beweis gestellt: mit dem Rechnungsworkflow Infoma newsystem und einer Evaluierung durch das NSI Consult.

Der elektronische Rechnungsworkflow macht Prozesse transparenter, beschleunigt die Abläufe und spart so am Ende Geld. Das hat sich auch die Gemeinde Edewecht aus dem Landkreis Ammerland mit der Lösung von Infoma newsystem zunutze gemacht. Das Projektteam in Edewecht startete allerdings schon weit vor Einführung der Software – mit einer Betrachtung und Optimierung der internen Prozesse durch das NSI Consult. Ende letzten Jahres wurde das Gesamtprojekt erfolgreich abgeschlossen. Nico Pannemann, Fachbereichsleiter Innere Dienste und Bürgerservice in Edewecht, begleitete das Projekt federführend: „Es war wichtig und spannend, die analogen Prozesse anzusehen und vor der Digitalisierung zu optimieren. Wir gehen jetzt davon aus, dass wir jährliche Einsparungen in Höhe von 30.000 € haben werden. Das ist beeindruckend.“

Analyse und Optimierung der analogen Prozesse

Das Projekt der Gemeinde Edewecht, dem NSI Consult und der KDO ging bereits 2016 an den Start. Dabei wurden zunächst die Prozesse aufgenommen und analysiert. Anschließend wurde gemeinsam mit den Mitarbeitern aus dem Rathaus geprüft und festgelegt, wie der ideale Soll-Prozess aussehen kann. Auf dieser Basis hat die KDO dann den digitalen Rechnungsworkflow von Infoma newsystem eingeführt - schrittweise pro Fachbereich. Bereits nach wenigen Monaten haben alle Fachbereiche ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen digital bearbeitet.

Einsparung durch digitale Rechnungsbearbeitung

Den Projektabschluss bildete dann im Herbst 2017 eine Evaluation - erneut begleitet und unterstützt vom NSI-Consult. Dabei wurde der jetzt digitale Prozess der Rechnungsbearbeitung anhand von Mitarbeiterbefragungen und Arbeitsplatzbeobachtungen erhoben und bewertet. Die Erkenntnisse und Empfehlungen zeigen, dass auch nach Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung weitere Optimierungsansätze vorhanden sind. Das größte Einsparpotenzial ist aber durch eine Umstellung auf den digitalen Workflow bereits gehoben worden.

Nico Pannemann ist mit dem Projekt sehr zufrieden und denkt bereits weiter: „Es gibt erste Überlegungen, auch den Bestell- und Auftragsprozess künftig digital und auf der gleichen web-basierten Oberfläche wie beim Rechnungsworkflow abzubilden.“

Einen ausführlichen Bericht zu diesem Projekt lesen Sie in der Mai-Ausgabe der KOM:in.

Bild © Robert Kneschke/Fotolia   Impressum   Ausgabe 4. KW