Digitalisierung im Fokus: Betriebshof der Stadt Laatzen setzt auf Infoma newsystem

Weniger Papier und die effiziente Gestaltung von Verwaltungsprozessen durch Digitalisierung – die Ziele des Betriebshofes der Stadt Laatzen waren klar. Dank Web-Auftragsverwaltung und mobiler Datenerfassung konnte der Betriebshof seine Prozesse bereits deutlich verbessern.

„Die Beauftragung des Betriebshofes lief in der Vergangenheit über verschiedenste Kanäle, wie z. B. per E-Mail, per Word-Auftragsformular oder per Anruf“, erinnert sich Jan-Grischa Mundt, stellvertretender Teamleiter beim Betriebshof der Stadt Laatzen. „Seit dem 01. Juli 2017 haben wir mit der Web-Auftragserfassung einen einheitlichen und digitalen Weg implementiert, dem Betriebshof die verschiedenen Dauer- und Einzelaufträge bereitzustellen.“
Das neue Modul bringt sowohl für den Auftraggeber als auch den Betriebshof viele Vorteile mit sich. Für die Fachteams der Stadtverwaltung ist eine Beauftragung schnell und einfach per Web-Formular möglich. Den weiteren Verlauf der Bearbeitung - bis hin zur Fertigstellung - kann der Auftraggeber ebenfalls über die Web-Lösung einsehen. Nachfragen zum Status sind nicht mehr erforderlich.

Web-Auftragserfassung vereinfacht Kommunikation

Beim Betriebshof nehmen drei Einsatzleiter die eingehenden Aufträge an und koordinieren die erforderlichen Arbeiten durch die einzelnen Arbeitsgruppen. „Durch dieses einheitliche Vorgehen und die verstärkte Nutzung von Einzelaufträgen haben wir jetzt deutlich mehr Transparenz über das gesamte Aufkommen unserer Aufträge und den Bearbeitungsstatus. Auch die Kommunikation zurück zu unseren Auftraggebern ist einfacher geworden“, freut sich Jan-Grischa Mundt über die Vorteile.

Mobile Datenerfassung: vom Stundenzettel zur App

Bei der Verschreibung der geleisteten Arbeitsstunden geht der Betriebshof mit der App ‚Mobile Datenerfassung (MDE)‘ von Infoma newsystem ebenfalls neue Wege. Bislang wurden die Arbeitsstunden sowie Maschinen- und Fahrzeugeinsätze von allen 77 Mitarbeitern handschriftlich auf Stundenzetteln notiert und anschließend manuell in das Verfahren übernommen. Durch die mobile Lösung werden die Informationen nun von 26 Vorarbeitern einfach via Smartphone oder Tablet erfasst und automatisch an Infoma newsystem übertragen. Im Modul Kommunale Betriebe können die Daten dann wie gewohnt gebucht und zur Abrechnung gebracht werden.

„Die Vorarbeiter haben auf dem Mobilgerät Zugriff auf ihre Aufträge, auf Objekte (z. B. Gebäude, Straßen, Wege und Plätze), auf Leistungsarten (Tätigkeiten), auf Mitarbeiter und weitere Ressourcen des Betriebshofes wie Fahrzeuge, Geräte und Maschinen“, erklärt Oliver Snay, verantwortlicher Projektleiter bei der KDO. „Somit können die gesamten Arbeitszeiten des Tages direkt auf die Aufträge erfasst und mit Infoma newsystem synchronisiert werden.“

Positives Feedback dank spürbarer Arbeitserleichterung

Das Zwischenfazit von Jan-Grischa Mundt ist durchweg positiv: „Nach etwa vier Monaten Echtbetrieb können wir deutliche Verbesserungen in den Prozessen feststellen. Bei der Zeitverschreibung müssen wir nicht mehr doppelt erfassen und die Abläufe vom Auftragseingang bis hin zu Abrechnung sind spürbar schlanker geworden. Deshalb wird die Umstellung auch von den Mitarbeitern sehr gut angenommen. Natürlich gibt es im Hinblick auf die App von unserer Seite noch Verbesserungswünsche. Hier hat uns die KDO bereits signalisiert, dass der Hersteller Axians Infoma einige unserer Anforderungen noch in diesem Jahr mit Updates umsetzen wird.“

App herunterladen und Demo-Version testen

Die App ‚Mobile Datenerfassung‘ von Axians Infoma können Sie sich kostenlos im Google Play Store oder bei Apple herunterladen. Die Zugangsdaten für den Demo-Modus teilen wir Ihnen gerne mit.

Bilder:
Freuen sich, dass sie jetzt keine Stundenzettel mehr schreiben müssen - die Mitarbeiter des Betriebshofes in Laatzen.
© Axians und Stadt Laatzen Impressum Ausgabe 45. KW