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Der KDO-XRechnungsManager

Die öffentliche Verwaltung ist ab dem 18.4.2020 verpflichtet, Rechnungen in elektronischer Form empfangen und verarbeiten zu können. Das Land Niedersachsen hat hierfür die ePoststelle eingerichtet und wird diesen Dienst auf Anfrage auch den Kommunen kostenpflichtig zur Verfügung stellen. Ergänzend zur Landeslösung wurde der KDO-XRechnungsManager entwickelt. Der entscheidende Vorteil: Die Eingangsrechnungen werden durch die KDO direkt in die gewünschten Zielsysteme der Kommune überführt.

Der KDO-XRechnungsManager ermöglicht die Entgegennahme, Validierung und Visualisierung von E-Rechnungen im Format XRechnung. Um einen deutlichen Mehrwert für die Kommunen zu bieten, geht der KDO-XRechnungsManager jedoch noch einen entscheidenden Schritt weiter. „Wir transportieren die elektronischen Rechnungen in die gewünschten Zielsysteme der Kommune, wie z. B. in den Rechnungseingangsworkflow von KDO-DMS&more oder Infoma newsystem“, führt Oliver Snay aus. Das Besondere: In Abstimmung mit der jeweiligen Verwaltung können beliebig viele Regeln für die automatische Verteilung der Rechnungen in der Software hinterlegt werden.

Automatische Verteilung der E-Rechnungen
Der KDO-XRechnungsManager ermittelt in einem ersten Schritt die Leitweg-ID aus der E-Rechnung und ist dadurch in der Lage, eine örtliche Zuordnung der Rechnung vorzunehmen. Danach erfolgt eine Prüfung, welche Regeln für die Empfänger-Kommune hinterlegt sind. Dabei können alle vorhandenen Felder der XRechnung als Filterkriterium herangezogen werden, auch in beliebiger Kombination. So kann beispielsweise anhand des Empfänger-Namens und/oder des Lieferanten vorgegeben werden, dass möglicherweise sensible bzw. besondere Rechnungen nicht unmittelbar an den Rechnungseingangsworkflow der Kommune übergeben werden. Stattdessen erfolgt zunächst eine direkte Weiterleitung der Inhalte zur weiteren Prüfung an eine vorgegebene E-Mail-Adresse (z. B. Rechnungen für das Jugendamt, die oftmals direkt im Fachverfahren gebucht werden).

Visualisierung der eingehenden Rechnungen
Auf Wunsch der Kommune kann zusätzlich die Ausgabe der Rechnung als PDF-Datei freigeschaltet werden. Dadurch können die Rechnungen auch weiterhin manuell erfasst werden. „Viele unserer Kunden befinden sich derzeit in Projekten, um z. B. einen elektronischen Rechnungsworkflow einzuführen. In der Zwischenzeit unterstützen wir diese Kommunen mit einer PDF-Darstellung der Rechnung, die von den Rechnungserfassern wie gewohnt in ihrem Finanzwesen wie KDO-doppik&more, oder sonstigen Fachanwendungen erfasst werden kann“, erläutert Oliver Snay. Überdies kann der KDO-XRechnungsManager die in der XML-Datei eingebetteten Anhänge (z. B. rechnungsbegründende Unterlagen) extrahieren und gesondert bereitstellen.

KDO als kommunale Datendrehscheibe für XRechnungen
Der KDO-XRechnungsManager bietet zwei zentrale Eingangskanäle für die Übermittlung von XRechnungen an. Lieferanten können ihre Forderungen entweder direkt an eine spezielle E-Mail-Adresse der KDO senden oder über eine Internetseite hochladen und verschicken. Die Weiterverarbeitung erfolgt im nächsten Schritt unmittelbar bei der KDO. Hier werden die eingegangenen Rechnungen auf ihre Gültigkeit hin überprüft. Ist eine Rechnung ungültig, wird diese abgewiesen und der Absender entsprechend in Kenntnis gesetzt. Bei erfolgreicher Validierung erfolgt die Weiterleitung der Dateien zur weiteren Rechnungsbearbeitung an den Kunden. Die Übertragung erfolgt gemäß der vom Kunden vorgegebenen Regeln an die entsprechenden Zielsysteme der jeweiligen Kommune.

Das Wesentliche im Fokus
„Die XRechnung alleine bringt noch keinen Vorteil für die Kommunen“, weiß Oliver Snay. „Nur durch das Zusammenspiel mit den bereits vorhandenen Softwarelösungen macht dieser Teil der Verwaltungsdigitalisierung Sinn. Wir haben uns deshalb im ersten Schritt darauf fokussiert, mit dem KDO-XRechnungsManager einen möglichst medienbruchfreien und reibungslosen Workflow für die Kommunen zu gestalten.

Bild ©AdobeStock/Sarawut St  Impressum  Ausgabe 14. KW

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